Regulamin korzystania z systemu PathCheck

§1. Definicje i postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady korzystania z systemu PathCheck („System”), świadczonego drogą elektroniczną przez Filip Sak Consulting („Usługodawca”). Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie na stronie internetowej PathCheck i może być utrwalany, pozyskiwany oraz odtwarzany przez Użytkownika.

1.1 Definicje

• System: oprogramowanie PathCheck, w tym panel administratora, aplikacje klienckie (web/PWA) oraz komponenty wspierające działanie, umożliwiające planowanie tras, monitoring GPS, raportowanie i integracje.
• Usługodawca: Filip Sak Consulting, jednoosobowa działalność gospodarcza z siedzibą w Gorzowie Wielkopolskim.
• Użytkownik: osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna korzystająca z Systemu na podstawie umowy lub rejestracji konta.
• Konto: indywidualny lub firmowy dostęp do Systemu, chroniony identyfikatorem (login) oraz hasłem.
• Administrator organizacji: osoba wyznaczona przez Użytkownika do zarządzania ustawieniami i dostępami w ramach konta firmowego.
• Dane: informacje wprowadzane do Systemu przez Użytkownika, w szczególności dane tras, punktów, pracowników, klientów, historii GPS i raportów.
• Umowa: porozumienie pomiędzy Usługodawcą a Użytkownikiem, zawarte w formie elektronicznej lub pisemnej, regulujące zasady korzystania z Systemu.
• Cennik: aktualny wykaz opłat i pakietów za korzystanie z Systemu, publ. na stronie PathCheck.
• RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r.
• Podwykonawca: podmiot zewnętrzny przetwarzający lub wspierający świadczenie usług (np. hosting, e-mail, SMS).

1.2 Akceptacja Regulaminu

Korzystanie z Systemu wymaga akceptacji Regulaminu. Akceptacja następuje w chwili rejestracji konta, logowania lub zawarcia Umowy. Brak akceptacji skutkuje brakiem dostępu do Systemu.

1.3 Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega prawo do zmiany Regulaminu. Zmiany są publikowane na stronie PathCheck i obowiązują od dnia wskazanego w treści. O istotnych zmianach Użytkownik jest informowany z wyprzedzeniem, o ile jest to możliwe.

§2. Zakres usług i dostępność systemu

System PathCheck umożliwia m.in. planowanie tras, import punktów (CSV), monitorowanie GPS (Live Map), prowadzenie harmonogramu zadań, generowanie raportów (PDF/CSV) oraz integracje z systemami zewnętrznymi (API/webhook).

2.1 Zakres funkcjonalny

• Planowanie tras z uwzględnieniem kolejności, dystansu i czasu przejazdu;
• Harmonogram zadań z rozróżnieniem statusów: zaplanowane, w toku, zakończone;
• Live Map GPS: pozycje kierowców/ekip, historia przejazdów;
• Raporty operacyjne i rozliczeniowe (PDF/CSV), audyt operacji;
• Integracje: API, webhooky, import/export CSV;
• Role i uprawnienia: kierowca/monter, dyspozytor, administrator;
• Powiadomienia (e-mail/web) o zdarzeniach operacyjnych.

2.2 Dostępność i przerwy techniczne

Usługodawca dąży do zapewnienia wysokiej dostępności Systemu. Dopuszcza się przerwy techniczne w celu aktualizacji, konserwacji lub naprawy. O planowanych przerwach Użytkownik może zostać poinformowany z wyprzedzeniem.

2.3 Wymagania techniczne

• Aktualna przeglądarka internetowa (Chrome, Firefox, Edge, Safari);
• Połączenie z internetem o stabilnej przepustowości;
• Urządzenie mobilne z Android lub dowolne urządzenie z przeglądarką (PWA dla iOS przez przeglądarkę);
• Włączona obsługa JavaScript, plików cookies i pamięci lokalnej (localStorage).

2.4 Testy, wersje beta

Usługodawca może udostępniać funkcje testowe lub beta, które mogą działać w ograniczonym zakresie i podlegać zmianom. Użytkownik akceptuje ryzyko związane z korzystaniem z wersji beta.

§3. Rejestracja, konta i autoryzacja

Utworzenie konta wymaga podania wymaganych danych i akceptacji Regulaminu. Użytkownik zobowiązuje się utrzymywać poufność loginu i hasła.

3.1 Tworzenie kont

• Rejestracja następuje poprzez formularz lub na podstawie Umowy;
• Użytkownik podaje prawdziwe dane identyfikacyjne i kontaktowe;
• Administrator organizacji może tworzyć konta użytkowników w ramach firmy.

3.2 Role i uprawnienia

• Kierowca/Monter: realizacja zadań, potwierdzanie punktów, raporty;
• Dyspozytor: planowanie, harmonogram, monitorowanie;
• Administrator: zarządzanie dostępami, konfiguracja, integracje.

3.3 Bezpieczeństwo kont

• Użytkownik nie udostępnia danych logowania osobom trzecim;
• Zalecane jest stosowanie silnych haseł i 2FA (jeśli dostępne);
• Usługodawca może czasowo zablokować konto z uwagi na bezpieczeństwo lub naruszenia.

3.4 Dezaktywacja i usunięcie kont

• Użytkownik może wnioskować o usunięcie konta zgodnie z polityką danych;
• Usługodawca może dezaktywować konto w razie braku płatności lub naruszeń Regulaminu;
• Usunięcie konta może skutkować nieodwracalnym usunięciem danych (zgodnie z polityką retencji).

§4. Zasady korzystania i niedozwolone działania

Użytkownik korzysta z Systemu zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami biznesowymi. Zabronione są działania mogące naruszać bezpieczeństwo, własność intelektualną, prywatność lub ciągłość usług.

4.1 Obowiązki Użytkownika

• Wprowadzanie rzetelnych danych zgodnych z prawem;
• Ochrona danych logowania i urządzeń używanych do dostępu;
• Przestrzeganie instrukcji i dobrych praktyk wskazanych przez Usługodawcę.

4.2 Zachowania niedozwolone

• Próby włamania, skanowanie podatności, inżynieria wsteczna kodu;
• Wprowadzanie złośliwego oprogramowania, spam, DDoS, phishing;
• Naruszanie praw osób trzecich, publikowanie treści nielegalnych;
• Odsprzedaż dostępu, sublicencjonowanie bez zgody Usługodawcy;
• Omijanie limitów pakietów, manipulacja raportami lub historią.

4.3 Zgłaszanie naruszeń

Naruszenia bezpieczeństwa i nadużycia należy zgłaszać na adres biuro@pathcheck.pl. Usługodawca może podjąć działania ograniczające skutki naruszenia, w tym blokadę konta.

§5. Licencja, prawa autorskie i własność intelektualna

System PathCheck, jego interfejsy, bazy danych, układ treści oraz dokumentacja są chronione prawem autorskim. Wszelkie znaki towarowe związane z PathCheck stanowią własność Filip Sak Consulting.

5.1 Udzielenie licencji

• Użytkownik otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Systemu w okresie obowiązywania Umowy;
• Licencja obejmuje dostęp do funkcji w ramach wykupionego pakietu;
• Licencja nie obejmuje prawa do modyfikacji kodu, kopiowania ani tworzenia dzieł zależnych.

5.2 Zakazy

• Zakaz dekompilacji, odtwarzania kodu źródłowego i inżynierii wstecznej;
• Zakaz nieautoryzowanego kopiowania, wynajmu, dzierżawy, odsprzedaży dostępu;
• Zakaz usuwania oznaczeń prawnych i informacji o autorstwie.

5.3 Materiały Użytkownika

Użytkownik oświadcza, że posiada prawa do materiałów i danych wprowadzanych do Systemu oraz że ich wprowadzenie nie narusza praw osób trzecich. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za treść danych.

§6. Płatności, rozliczenia i cennik

Korzystanie z Systemu jest odpłatne zgodnie z aktualnym cennikiem opublikowanym na stronie PathCheck. Opłaty są pobierane cyklicznie z góry za wybrany okres rozliczeniowy.

6.1 Pakiety i limity

• Pakiet „Podstawowy”: limity zgodne z opisem w cenniku;
• Pakiet „Średni”: rozszerzone funkcje i limity;
• Pakiet „Indywidualny”: warunki ustalane w Umowie;
• Zmiana pakietu może następować w trakcie okresu rozliczeniowego.

6.2 Rozliczenia i faktury

• Faktury wystawiane są na podstawie danych Użytkownika;
• Terminy płatności są wskazane na fakturze;
• Brak płatności może skutkować ograniczeniem lub zawieszeniem dostępu do Systemu.

6.3 Zwroty i rezygnacje

• Rezygnacja możliwa jest ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, chyba że Umowa stanowi inaczej;
• Zwroty opłat mogą być rozpatrywane indywidualnie w przypadkach szczególnych (np. dłuższa niedostępność z winy Usługodawcy);
• Usługodawca nie zwraca opłat za niewykorzystane funkcje lub limity.

§7. Umowa, okres obowiązywania i rozwiązanie

Umowa może być zawarta elektronicznie lub pisemnie. Regulamin stanowi integralną część Umowy. Okres obowiązywania jest wskazany w Umowie lub wynika z rejestracji konta i wyboru pakietu.

7.1 Rozwiązanie Umowy

• Użytkownik może rozwiązać Umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia określonego w Umowie lub cenniku;
• Usługodawca może rozwiązać Umowę z ważnych powodów, w tym rażących naruszeń Regulaminu, braku płatności, działań zagrażających bezpieczeństwu;
• Po rozwiązaniu Umowy Użytkownik traci dostęp do Systemu; dane mogą zostać usunięte po okresie retencji.

7.2 Zawieszenie usług

• Usługodawca może zawiesić dostęp do Systemu w razie naruszeń lub zagrożeń bezpieczeństwa;
• O zawieszeniu Użytkownik może zostać poinformowany na adres e-mail przypisany do konta.

§8. Odpowiedzialność, ryzyka i ograniczenia

Usługodawca dokłada starań, aby System działał prawidłowo i bez zakłóceń. Użytkownik akceptuje, że korzystanie z Systemu wiąże się z ryzykiem technologicznym i operacyjnym.

8.1 Zakres odpowiedzialności

• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje biznesowe Użytkownika podjęte na podstawie danych z Systemu;
• Usługodawca nie odpowiada za szkody pośrednie, utracone korzyści, przerwy w działalności;
• Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona do sumy opłat uiszczonych przez Użytkownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące odpowiedzialność, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.

8.2 Ryzyka operacyjne

• Ryzyko błędów w danych wprowadzonych przez Użytkownika;
• Ryzyko niedostępności usług zewnętrznych (mapy, integracje) niezależnych od Usługodawcy;
• Ryzyko incydentów bezpieczeństwa wynikających z konfiguracji po stronie Użytkownika (np. brak aktualizacji urządzeń).

8.3 Siła wyższa

Usługodawca nie odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług spowodowane zdarzeniami siły wyższej (np. awarie infrastruktury, katastrofy, konflikty, decyzje administracyjne).

§9. Ochrona danych osobowych (RODO)

Administratorem danych osobowych jest Filip Sak Consulting. Dane są przetwarzane zgodnie z RODO w celu świadczenia usług, rozliczeń, wsparcia i bezpieczeństwa.

9.1 Kategorie danych

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe Użytkownika (np. imię, nazwisko, e-mail);
• Dane operacyjne: trasy, punkty, statusy, historia GPS;
• Dane rozliczeniowe: NIP, adres, dane do faktury;
• Dane techniczne: logi systemowe, identyfikatory urządzeń, adresy IP.

9.2 Cele i podstawy prawne

• Realizacja umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• Obowiązki księgowe i podatkowe – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• Uzasadniony interes (bezpieczeństwo, rozwój usług) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• Zgoda – w zakresie komunikacji marketingowej (jeśli udzielona) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

9.3 Odbiorcy danych

• Podwykonawcy: hosting, e-mail, integracje (w zakresie niezbędnym do świadczenia usług);
• Organy publiczne – wyłącznie na podstawie przepisów prawa.

9.4 Prawa Użytkownika

• Dostęp do danych, ich sprostowanie, usunięcie, ograniczenie;
• Przenoszenie danych w zakresie przewidzianym prawem;
• Sprzeciw wobec przetwarzania w uzasadnionym interesie;
• Wycofanie zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem uprzedniego przetwarzania).

9.5 Retencja danych

• Dane operacyjne: zgodnie z potrzebami świadczenia usług i Umową;
• Dane rozliczeniowe: zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
• Logi systemowe: przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i integralności.

9.6 Bezpieczeństwo danych

Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych (m.in. kontrola dostępu, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe). Użytkownik powinien stosować dobre praktyki bezpieczeństwa (aktualizacje urządzeń, silne hasła).

§10. Bezpieczeństwo, kopie zapasowe i incydenty

Usługodawca wdraża praktyki bezpieczeństwa adekwatne do skali i ryzyka. W przypadku incydentu bezpieczeństwa Usługodawca podejmuje działania naprawcze i może poinformować Użytkowników dotkniętych incydentem.

10.1 Kopie zapasowe

• Tworzenie kopii zapasowych danych w cyklach określonych przez Usługodawcę;
• Testy odtwarzania (restore) mogą być przeprowadzane okresowo;
• Kopie przechowywane są w sposób zabezpieczony i ograniczony dostępem.

10.2 Zgłaszanie incydentów

Incydenty należy zgłaszać na adres biuro@pathcheck.pl. Zgłoszenie powinno zawierać opis zdarzenia, czas, zakres i potencjalne skutki.

10.3 Postępowanie po incydencie

• Analiza przyczyn i zakresu;
• Wdrożenie środków naprawczych;
• Informowanie Użytkowników, jeśli incydent dotyczył ich danych lub dostępów.

§11. Integracje, API i podwykonawcy

System może korzystać z usług podwykonawców i udostępniać interfejsy API oraz webhooky. Użytkownik korzysta z integracji na własną odpowiedzialność, zgodnie z dokumentacją i limitami.

11.1 API i webhook

• Dostęp do API jest nadawany przez Administratora organizacji;
• Użytkownik zobowiązuje się nie przekraczać limitów, nie obchodzić mechanizmów autoryzacji;
• Usługodawca może zmienić lub ograniczyć API w celach bezpieczeństwa lub rozwoju.

11.2 Odpowiedzialność za integracje

• Usługodawca nie odpowiada za działanie systemów zewnętrznych ani ich dostępność;
• Wszelkie koszty związane z integracjami ponosi Użytkownik, chyba że Umowa stanowi inaczej.

11.3 Podwykonawcy

Usługodawca może powierzać przetwarzanie danych podwykonawcom na podstawie umów powierzenia, zgodnie z RODO. Lista kluczowych podwykonawców może zostać udostępniona na wniosek Użytkownika.

§12. Reklamacje, wsparcie i SLA

Usługodawca zapewnia wsparcie techniczne i rozpatruje reklamacje zgodnie z niniejszym Regulaminem.

12.1 Zgłaszanie reklamacji

• Reklamacje należy wysyłać na: biuro@pathcheck.pl;
• Zgłoszenie powinno zawierać opis problemu, czas, zrzuty ekranu (jeśli możliwe) oraz dane konta;
• Reklamacje rozpatrywane są w terminie do 14 dni roboczych od otrzymania.

12.2 Wsparcie techniczne

• Wsparcie obejmuje pomoc w konfiguracji, rozwiązywaniu problemów, wyjaśnienia funkcji;
• Zakres wsparcia może zależeć od pakietu (np. priorytetowe wsparcie w pakiecie „Średni”/„Indywidualny”).

12.3 SLA i czasy reakcji

• Czas reakcji na zgłoszenia: zwykle do 2 dni roboczych, priorytetowo w przypadkach krytycznych;
• Usługodawca może publikować wskaźniki dostępności i harmonogramy prac serwisowych.

§13. Zmiany regulaminu i komunikacja

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu, cennika i dokumentacji. Zmiany są publikowane na stronie PathCheck i mogą być komunikowane e-mailem lub w panelu.

13.1 Tryb informowania

• Informacje o zmianach: strona internetowa, panel użytkownika, e-mail;
• Zmiany wchodzą w życie w terminie wskazanym w komunikacie; w razie braku terminu – z dniem publikacji.

13.2 Wejście w życie zmian

Korzystanie z Systemu po opublikowaniu zmian oznacza akceptację zaktualizowanego Regulaminu.

§14. Prawo właściwe i właściwość sądu

Regulamin podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

14.1 Właściwość miejscowa

Wszelkie spory wynikłe z Umowy lub Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy – Gorzów Wielkopolski, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§15. Postanowienia końcowe

• Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie PathCheck;
• Nieważność lub nieskuteczność któregokolwiek postanowienia nie wpływa na ważność pozostałych;
• Nagłówki sekcji mają charakter informacyjny i nie wpływają na wykładnię postanowień;
• Kontakt w sprawach Regulaminu: biuro@pathcheck.pl.

Załączniki i postanowienia rozszerzające

A. Zasady odpowiedzialności za integracje mapowe i GPS

• System może korzystać z usług mapowych i GPS podmiotów trzecich; ich niedostępność lub zmiana zasad świadczenia może wpływać na funkcje PathCheck;
• Usługodawca nie odpowiada za opóźnienia, błędy geolokalizacji lub odchylenia wynikające z ograniczeń technologii GPS i map;
• Użytkownik powinien uwzględnić margines błędu i nie opierać decyzji wyłącznie na danych z jednego źródła.

B. Zasady wersjonowania i migracji danych

• Aktualizacje Systemu mogą wprowadzać zmiany struktury danych, formatów raportów lub sposobu integracji;
• Usługodawca dąży do zachowania kompatybilności wstecznej; w razie konieczności migracji zapewnia instrukcje lub wsparcie;
• Użytkownik odpowiada za dostosowanie własnych integracji i narzędzi do nowych wersji API.

C. Limity i polityka fair use

• Usługodawca może stosować limity techniczne (API, webhook, eksporty), aby zachować stabilność usług;
• Przekraczanie limitów lub działania negatywnie wpływające na wydajność mogą skutkować czasowym ograniczeniem dostępu;
• Polityka fair use ma na celu równy dostęp dla wszystkich Użytkowników.

D. Zasady publikacji i oznaczeń wizualnych

• Użytkownik nie może używać znaków towarowych PathCheck w sposób sugerujący wspólne przedsięwzięcie bez zgody Usługodawcy;
• Materiały marketingowe informujące o wykorzystaniu PathCheck powinny zawierać rzetelne informacje.

E. Sytuacje nadzwyczajne (BCP/DR)

• Usługodawca może wdrażać plany ciągłości działania (BCP) i odtwarzania po awarii (DR);
• W razie poważnej awarii priorytetem jest przywrócenie dostępu do kluczowych funkcji.

F. Sprostowania i komunikaty serwisowe

• Usługodawca może publikować komunikaty serwisowe, sprostowania raportów i zaleceń best practices;
• Użytkownik powinien śledzić ogłoszenia w panelu i na stronie PathCheck.

G. Kanały kontaktu i eskalacji

• Podstawowy kontakt: biuro@pathcheck.pl;
• Eskalacja krytyczna: wskazania w Umowie lub komunikatach serwisowych.

Podsumowanie kluczowych zasad (skrót)

• System PathCheck świadczony przez Filip Sak Consulting;
• Korzystanie wymaga akceptacji Regulaminu;
• Licencja niewyłączna, bez prawa do modyfikacji i odsprzedaży;
• Odpłatność zgodna z cennikiem; brak płatności = ograniczenie dostępu;
• RODO: prawa użytkownika, bezpieczeństwo danych, podwykonawcy;
• Ograniczenie odpowiedzialności: brak odpowiedzialności za decyzje biznesowe, siła wyższa;
• Reklamacje: e-mail, termin 14 dni roboczych.

Skrót nie zastępuje pełnej treści Regulaminu. W przypadku rozbieżności obowiązuje treść szczegółowa.

Akceptacja Regulaminu

Rozpoczęcie korzystania z Systemu PathCheck, rejestracja lub logowanie oznaczają akceptację niniejszego Regulaminu. Przed rozpoczęciem korzystania zaleca się zapoznanie się z całością postanowień.

Kontakt

W sprawach dotyczących Regulaminu, Umowy, płatności, danych i incydentów prosimy o kontakt:

• E-mail: biuro@pathcheck.pl
• Adres: ul. Papuszy 9/2, 66-400 Gorzów Wielkopolski, Polska
• Usługodawca: Filip Sak Consulting (JDG) | NIP 5993271303 | REGON 524214706